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桂林会议会展公司告诉你大型会议的接待流程

发表时间:2021-04-19 17:30

桂林会议会展公司告诉你大型会议接待程序


在获取客户在宾馆举办会议的信息后,应着手做以下工作:


1、及时与会务方负责人进行联络清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

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2、若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作.


3、落实会议场地和房间数量


在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房.当确认场地及客房可按客户要求提供后,应告知餐饮部、房务部预留场地及房间.


4、签订会议协议,收取会议押金当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;


5、下发会议接待通知单


签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;


6、会议接待发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;


7、会议结账会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;


8、会议送别恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;


9、会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作.


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